Kurzüberblick
- Thema
- rechnung nachfassen ohne excel
- Situation
- Alternative und Commercial
- Nächster Schritt
- Vorlage, Workflow oder Dashboard testen
Ablauf in der Praxis
Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Status zentral hinterlegen oder aus einer geprüften Rechnung übernehmen.
Freundliche, bestimmte oder letzte Erinnerung auswählen und direkt auf die Rechnung anwenden.
E-Mail über das Firmen-Mailkonto senden, Status aktualisieren und Timeline nachvollziehbar halten.
Direkter Vergleich
| Kriterium | Alternative | Rechnungsnotarzt |
|---|---|---|
| Fälligkeit | Datumsspalte manuell pflegen | Status wird aus Fälligkeit und Rechnung berechnet |
| Erinnerung | Text kopieren und Mail suchen | Vorlage direkt auf Rechnung anwenden |
| Team | Datei-Versionen und Zuständigkeiten unklar | gemeinsame Organisation mit Rollen |
| Nachweis | Kommentare oder separate Notizen | Timeline pro Rechnung |
Problem
Excel-Listen funktionieren am Anfang, werden aber fehleranfällig, wenn mehrere Personen Rechnungen, Zahlungseingänge und Erinnerungen pflegen.
Workflow
MahnPilot ersetzt keine Buchhaltung, aber den losen Nachfassprozess: Rechnung, Kunde, Fälligkeit, Vorlage und Versandstatus bleiben zusammen.
Was MahnPilot daraus macht
So wird der nächste Schritt sichtbar, ohne dass jemand eine Tabelle, ein Postfach und einen Rechnungsordner vergleichen muss.
Datenschutz und Grenzen
Rechnungs-, Kunden- und Zahlungsdaten werden nur zweckbezogen verarbeitet. Technische Logs sollen keine Rechnungsinhalte, Passwörter oder unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. MahnPilot ist keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Häufige Fragen
Ist Rechnung nachfassen ohne Excel: offene Beträge einfacher verfolgen. eine Rechts- oder Inkassofunktion?
Nein. MahnPilot unterstützt bei Organisation, Vorlagen, Versand und Nachvollziehbarkeit. Es ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Kann ich eigene Mailkonten nutzen?
Ja. Unternehmen können eigene SMTP-/IMAP-Mailkonten hinterlegen, testen und für Rechnungsversand sowie Zahlungserinnerungen verwenden.
Muss ich Kunden doppelt anlegen?
Nein. MahnPilot nutzt denselben Kunden- und Rechnungsstamm wie RechnungsNotarzt, damit Stammdaten nicht getrennt gepflegt werden müssen.