Kurzüberblick
- Thema
- offene rechnungen verwalten
- Situation
- Commercial und Tool
- Nächster Schritt
- Vorlage, Workflow oder Dashboard testen
Prüfschritte
Mindestdaten
- Rechnungsnummer
- Kunde und E-Mail
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Betrag brutto
- Status
Nächste Aktion
- Erinnerung vorbereiten
- Rechnung erneut senden
- als bezahlt markieren
- pausieren
- als strittig markieren
Nachvollziehbarkeit
- Timeline pro Rechnung
- Mailversandstatus
- Notizen
- Export für interne Ablage
Ablauf in der Praxis
Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Status zentral hinterlegen oder aus einer geprüften Rechnung übernehmen.
Freundliche, bestimmte oder letzte Erinnerung auswählen und direkt auf die Rechnung anwenden.
E-Mail über das Firmen-Mailkonto senden, Status aktualisieren und Timeline nachvollziehbar halten.
Problem
Ohne zentrale Übersicht müssen Teams in Kontoauszügen, Mailprogrammen und Tabellen prüfen, ob eine Rechnung schon bezahlt, strittig oder vergessen ist.
Workflow
MahnPilot arbeitet mit Statuswerten wie offen, bald fällig, fällig, erinnert, zweite Erinnerung, bezahlt, pausiert und strittig.
Was MahnPilot daraus macht
So entsteht ein kleiner Zahlungsarbeitsplatz innerhalb von RechnungsNotarzt: Rechnungen prüfen, versenden, überwachen und nachvollziehbar abschließen.
Datenschutz und Grenzen
Rechnungs-, Kunden- und Zahlungsdaten werden nur zweckbezogen verarbeitet. Technische Logs sollen keine Rechnungsinhalte, Passwörter oder unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. MahnPilot ist keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Häufige Fragen
Ist Offene Rechnungen verwalten: Fälligkeiten, Status und nächste Aktion. eine Rechts- oder Inkassofunktion?
Nein. MahnPilot unterstützt bei Organisation, Vorlagen, Versand und Nachvollziehbarkeit. Es ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Kann ich eigene Mailkonten nutzen?
Ja. Unternehmen können eigene SMTP-/IMAP-Mailkonten hinterlegen, testen und für Rechnungsversand sowie Zahlungserinnerungen verwenden.
Muss ich Kunden doppelt anlegen?
Nein. MahnPilot nutzt denselben Kunden- und Rechnungsstamm wie RechnungsNotarzt, damit Stammdaten nicht getrennt gepflegt werden müssen.