Ablauf in der Praxis
Die sichtbare Rechnung ist hilfreich, aber die strukturierte Prüfung muss die eingebettete XML auswerten.
Die Anwendung sucht nach eingebetteten Rechnungs-XML-Dateien und behandelt sie getrennt vom sichtbaren PDF-Text.
ZUGFeRD/Factur-X basiert praktisch auf der CII-Struktur, deshalb gelten die gleichen Regeln für ExchangedDocument, SellerTradeParty und HeaderMonetarySummation.
Typische Fehlerbilder
| Fehlerbild | Wahrscheinliche Ursache | Saubere Reaktion |
|---|---|---|
| PDF enthält keine XML | Es ist nur eine normale PDF-Rechnung oder der Anhang fehlt. | Nicht als ZUGFeRD/Factur-X erfolgreich markieren. |
| PDF-Text und XML widersprechen sich | Sichtseite und strukturierte Daten wurden unterschiedlich erzeugt. | Abweichung sichtbar machen und manuelle Prüfung verlangen. |
| XML-Anhang ist vorhanden, aber nicht lesbar | Beschädigter Anhang, falsche Kodierung oder nicht unterstützte Struktur. | Fehler erklären und Datei nicht stillschweigend akzeptieren. |
PDF ist nicht gleich strukturierte Rechnung
Eine PDF kann optisch wie eine Rechnung aussehen, enthält aber nicht zwingend maschinenlesbare Rechnungsdaten. Bei ZUGFeRD/Factur-X liegt die Struktur typischerweise als XML-Anhang im PDF/A-3-Kontext vor.
Was geprüft werden sollte
Ein Tool sollte erkennbaren Standard, eingebettete XML, Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte, Betrag und Hinweise getrennt darstellen.
Typische Fehler
Häufig wird nur der sichtbare PDF-Text ausgewertet. Für eine strukturierte E-Rechnung ist aber die eingebettete XML maßgeblich.
Häufige Fragen
Kann ein normales PDF eine E-Rechnung sein?
Nur wenn es die erforderlichen strukturierten Daten enthält. Eine reine Bild- oder Text-PDF reicht für maschinelle E-Rechnungsprüfung nicht aus.
Was wird bei ZUGFeRD ausgelesen?
Relevant ist die eingebettete XML. Daraus werden Standard, Rechnungsdaten und Beträge gelesen.