Ablauf in der Praxis
Die Datei wird als PDF erkannt und gegen Größen- und Upload-Regeln geprüft.
Es wird geprüft, ob eine eingebettete XML-Rechnung vorhanden ist.
Die XML wird separat verarbeitet, statt nur den sichtbaren PDF-Text zu lesen.
Der Nutzer sieht, ob eine strukturierte Rechnung gefunden wurde oder nur ein normales PDF vorliegt.
Typische Fehlerbilder
| Fehlerbild | Wahrscheinliche Ursache | Saubere Reaktion |
|---|---|---|
| Nur PDF-Text ausgelesen | OCR oder Text-Extraktion wurde mit E-Rechnungsprüfung verwechselt. | Eingebettete XML als maßgebliche Datenquelle verwenden. |
| Mehrere XML-Anhänge | PDF enthält mehrere Anlagen oder alte Testdateien. | Rechnungs-XML anhand Name, MIME-Typ und Struktur auswählen. |
| Anhang vorhanden, aber defekt | PDF-Anlage lässt sich nicht vollständig extrahieren. | Keinen grünen Status vergeben und Originaldatei prüfen lassen. |
PDF-Text reicht nicht
OCR oder sichtbarer PDF-Text kann nützlich sein, aber für strukturierte E-Rechnungsprüfung ist die eingebettete XML maßgeblich.
Was ein Tool tun sollte
Das Tool sollte den Anhang erkennen, sicher extrahieren, die XML separat prüfen und im Ergebnis deutlich machen, ob eine strukturierte Rechnung gefunden wurde.
Wenn keine XML gefunden wird
Dann sollte die Datei nicht als erfolgreiche ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung angezeigt werden. Ein verständlicher Hinweis ist besser als ein falscher grüner Status.
Häufige Fragen
Ist jede PDF mit Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ohne strukturierte Daten ist sie für maschinelle E-Rechnungsprüfung nicht ausreichend.
Was passiert, wenn kein XML-Anhang da ist?
Dann sollte ein Hinweis erscheinen, dass keine strukturierte Rechnungs-XML gefunden wurde.