Kurzüberblick
- Ziel
- Mahnung und Rechnung zusammenführen
- Geeignet für
- Teams mit offenen Rechnungen und Mailversand
- Nicht
- gerichtliches Mahnverfahren oder Inkasso
Prüfschritte
Vor dem Senden
- Rechnung und Kunde prüfen
- Fälligkeit kontrollieren
- passende Tonalität wählen
- Empfängeradresse prüfen
Nach dem Senden
- Versandstatus speichern
- Status aktualisieren
- nächste Erinnerung planen
- Notiz bei Rückfrage ergänzen
Ablauf in der Praxis
Rechnungsnummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Status zentral hinterlegen oder aus einer geprüften Rechnung übernehmen.
Freundliche, bestimmte oder letzte Erinnerung auswählen und direkt auf die Rechnung anwenden.
E-Mail über das Firmen-Mailkonto senden, Status aktualisieren und Timeline nachvollziehbar halten.
Problem
Viele Mahnungen entstehen als einzelne E-Mail im Postfach. Später ist unklar, zu welcher Rechnung sie gehört, welche Vorlage verwendet wurde und ob danach noch etwas passiert ist.
Workflow
In MahnPilot wird die Erinnerung direkt aus der Rechnung gestartet. Die Vorlage übernimmt Rechnungsnummer, Betrag, Kunde und Fälligkeitsdatum und speichert den Versand im Verlauf.
Was MahnPilot daraus macht
So sieht das Team pro Rechnung nicht nur den Betrag, sondern auch den Kommunikationsstand: Rechnung gesendet, Erinnerung vorbereitet, Erinnerung gesendet, Status geändert.
Datenschutz und Grenzen
Rechnungs-, Kunden- und Zahlungsdaten werden nur zweckbezogen verarbeitet. Technische Logs sollen keine Rechnungsinhalte, Passwörter oder unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. MahnPilot ist keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Häufige Fragen
Ist Mahnungen mit Rechnungen verknüpfen: ein Verlauf statt lose E-Mails. eine Rechts- oder Inkassofunktion?
Nein. MahnPilot unterstützt bei Organisation, Vorlagen, Versand und Nachvollziehbarkeit. Es ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.
Kann ich eigene Mailkonten nutzen?
Ja. Unternehmen können eigene SMTP-/IMAP-Mailkonten hinterlegen, testen und für Rechnungsversand sowie Zahlungserinnerungen verwenden.
Muss ich Kunden doppelt anlegen?
Nein. MahnPilot nutzt denselben Kunden- und Rechnungsstamm wie RechnungsNotarzt, damit Stammdaten nicht getrennt gepflegt werden müssen.