Kurzüberblick

Thema: rechnungen versenden und mahnen
Situation: Transactional und Workflow
Nächster Schritt: Vorlage, Workflow oder Dashboard testen

Ablauf in der Praxis

1. Rechnung vorbereiten

Geprüfte Rechnung oder manuelle Rechnung auswählen.

2. Per Firmen-Mailkonto senden

SMTP-Konto der Organisation nutzen und Versandstatus speichern.

3. Fälligkeit beobachten

Dashboard zeigt offene und überfällige Rechnungen.

4. Erinnerung senden

Vorlage anwenden, Text prüfen und Versand in der Timeline dokumentieren.

Problem

Nach dem Erstellen oder Prüfen einer Rechnung beginnt oft der eigentliche Aufwand: Versand, Ablage, Frist, Erinnerung und Nachweis liegen in verschiedenen Werkzeugen.

Workflow

MahnPilot nutzt die vorhandene Rechnung, sendet sie über das Firmen-Mailkonto, setzt die Fälligkeit und bietet danach passende Erinnerungsvorlagen an.

Was MahnPilot daraus macht

Der Prozess bleibt simpel: Rechnung öffnen, senden, Zahlung überwachen, bei Bedarf Erinnerung anwenden. Kein separates Forderungsmanagement, keine doppelte Stammdatenpflege.

Datenschutz und Grenzen

Rechnungs-, Kunden- und Zahlungsdaten werden nur zweckbezogen verarbeitet. Technische Logs sollen keine Rechnungsinhalte, Passwörter oder unnötigen personenbezogenen Daten enthalten. MahnPilot ist keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.

Häufige Fragen

Ist Rechnungen versenden und mahnen: ein einfacher Ablauf im Dashboard. eine Rechts- oder Inkassofunktion?

Nein. MahnPilot unterstützt bei Organisation, Vorlagen, Versand und Nachvollziehbarkeit. Es ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Inkassoberatung.

Kann ich eigene Mailkonten nutzen?

Ja. Unternehmen können eigene SMTP-/IMAP-Mailkonten hinterlegen, testen und für Rechnungsversand sowie Zahlungserinnerungen verwenden.

Muss ich Kunden doppelt anlegen?

Nein. MahnPilot nutzt denselben Kunden- und Rechnungsstamm wie RechnungsNotarzt, damit Stammdaten nicht getrennt gepflegt werden müssen.