Kurzüberblick
- Geeignet für
- PDF, XML, ZUGFeRD/Factur-X, ZIP, EDIFACT
- Vor dem Upload
- Datei, Absender, Rechnungsfall und Zweck klären
- Nach dem Upload
- Status, Rechnungsdaten und Grenzen prüfen
Prüfschritte
Vor dem Upload
- Liegt eine Rechnung oder nur ein Begleitdokument vor?
- Ist das erwartete Format bekannt: XML, Hybrid-PDF, ZIP oder EDIFACT?
- Enthält die Datei keine unnötigen Anlagen wie Ausweise, private Notizen oder Verträge?
- Bei ZIP: sind nur Rechnungsdateien enthalten und keine verschachtelten Archivpakete?
Nach dem Upload
- Wurde eine Rechnungsnummer erkannt oder nur eine interne XML-Kennung?
- Passen Lieferant, Empfänger, Datum, Währung und Gesamtbetrag zum Rechnungsfall?
- Ist sichtbar, ob nur Rechnungsdaten erkannt oder zusätzlich geprüft wurde?
- Wird bei fehlender XML im PDF ein Warnhinweis statt eines grünen Status angezeigt?
Vor der Weitergabe
- Prüfbericht mit Dateiname, Prüf-Hash, Format, Zeitpunkt und Grenzen exportieren.
- Originaldatei und Prüfbericht getrennt aufbewahren.
- Bei steuerlichen oder rechtlichen Fragen Fachstelle einschalten.
Beispielhafte Einordnung
| Fall | Was geprüft wird | Was daraus folgt |
|---|---|---|
| XML-Datei | Rechnungsdaten auslesen, XML-Kennungen trennen | nicht automatisch normgültig |
| ZUGFeRD-PDF | eingebettete XML finden und prüfen | sichtbare PDF allein reicht nicht |
| ZIP-Datei | Inhalte begrenzen und einzeln prüfen | keine unbekannten Archivstrukturen übernehmen |
Warum vor dem Upload prüfen?
Der Upload ist der erste Kontrollpunkt. Wer vorher Dateityp, Quelle und Zweck klärt, vermeidet falsche Ergebnisse und unnötige Datenverarbeitung.
Was Rechnungsnotarzt danach übernimmt
Die Anwendung prüft erlaubte Dateitypen, bereitet erkannte Rechnungsdaten lesbar auf, markiert Format und Art der Prüfung und stellt Exporte für die Weitergabe bereit.
Häufige Fragen
Soll ich ZIP-Dateien direkt hochladen?
Nur wenn klar ist, dass das ZIP Rechnungsdateien enthält. Unbekannte Sammelarchive sollten vorher getrennt werden.
Reicht die Dateiendung nicht?
Eine Datei kann falsch benannt sein. Deshalb wird zusätzlich auf plausible Dateiinhalte geprüft.